Si ya te resultaba pesado recopilar y archivar las firmas de tus alumnos al asistir a las clases presenciales, puede que con la irrupción del canal online tu paciencia haya llegado al límite. 📝🤯
Esto mismo es lo que pensaron en The English Project, cuando por culpa de la pandemia pasaron del trasiego de papeles al de emails, en un intento por seguir registrando la asistencia de sus estudiantes, esta vez a sus clases virtuales.
Gracias a su incansable búsqueda por mejorar, pronto descubrieron la sencillez y seguridad de la firma electrónica de Firmio, así como otras muchas de las ventajas que te contamos en nuestro post «Benefíciate de la Firma Electrónica en tu Centro de Formación«.
Si quieres saber cómo les ha ido, no te pierdas nuestro artículo de hoy.
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¿Por qué usar la firma electrónica en tu centro de formación?
Hace más de 17 años que Conchi Gómez puso en marcha The English Project, que se dice pronto. Pero, seguramente, ninguno de esos años haya sido tan convulso para este centro de servicios lingüísticos, ubicado en el Parque Tecnológico de Boecillo (Valladolid), como el pasado 2020.
FIRMIO: Hola Conchi! Menudo añito ¿eh? ¿Cómo lo habéis llevado en The English Project?
The English Project: Hola Firmio! Pues la verdad, mejor de lo que se podría esperar. Antes del Estado de Alarma ya había habido casos de Covid en el parque, por lo que habíamos empezado a preparar las clases virtuales antes del cierre. La primera semana de confinamiento ya habíamos hecho todo el cambio, con una gran respuesta por parte de los alumnos. El tema administrativo, como por ejemplo los registros de asistencia, ya fue más pesado… hasta que aparecisteis por casualidad. 💑
Cuando hablamos con Conchi por primera vez, nos contó que, para seguir registrando la asistencia a sus clases virtuales, los profesores empezaron a enviar los partes por correo electrónico y sus alumnos imprimían, firmaban, escaneaban y devolvían el documento de nuevo por email…
Al desperdicio de papel se le sumaba el del TIEMPO dedicado a tareas sin ningún valor. Pero, por suerte esto tenía fácil solución.
F: ¿Habías oído hablar antes de la firma electrónica? ¿Y de la idea de firmar la asistencia de los alumnos mediante esta tecnología?
TEP: Conocíamos la firma electrónica, pero siempre la habíamos asociado a documentos legales o documentación relacionada con las administraciones. Nunca nos habíamos parado a pensar que nuestros reportes de asistencia a las clases de idiomas podían firmarse electrónicamente. 🤔
F: Pasa muy a menudo. La gente oye «firma electrónica» y piensa automáticamente en el certificado digital, sobre todo las empresas, porque en algún momento lo habéis tenido que usar. Pero la experiencia aquí es muy diferente, ¿verdad?
TEP: Correcto! No tiene nada que ver… La firma electrónica no requiere ningún procedimiento farragoso o costoso. Nosotros, como centro, sólo tenemos que crear las plantillas de los documentos que queremos que firmen los alumnos. Para ellos es incluso más sencillo: pinchan en el enlace que compartimos con ellos, rellenan con su nombre y DNI y sólo tienen que dar al botón de enviar.
F: Y, ¿qué te llevó a decidirte por un servicio como Firmio?
TEP: Como habéis comentado al principio, en la época previa a la pandemia las firmas de asistencia se realizaban de modo presencial durante la formación. Ya era un proceso tedioso: generar los documentos, imprimirlos, repartirlos entre los formadores, que los alumnos los firmasen en cada clase, recopilar todas las firmas a final de mes, escanearlas para enviárselas a RRHH… vamos, una pesadez.
Después, con el paso de formación presencial a formación virtual teníamos claro que había que buscar una solución apropiada al asunto de las firmas, pero no sabíamos cuál. Casualmente vimos un vídeo promocional de Firmio y … ¡chan! bombilla encendida. 💡💪
¿Qué opinan alumnos y profesores sobre el registro de asistencia online?
F: Ya nos adelantabas antes que para los alumnos ha supuesto también una mejora clara. ¿Y los profesores? Después de un año de adaptación a las clases por videoconferencia se les ha sumado este nuevo método de firma, ¿qué tal lo han aceptado? ¿les ha sorprendido?
TEP: Como te decía, para los alumnos es muy sencillo y lo han aceptado de muy buen grado. Nuestros cursos están dirigidos a empresas y profesionales, por lo que digitalizar este proceso era lo más natural en este entorno. En cuanto a los profesores, ahora sólo tienen que copiar un enlace en el chat y… ¡listo!
F: En otros sectores, como el de salud, nos preguntan mucho por el uso con gente mayor. Vosotros, ¿habéis tenido alguna dificultad con algún tipo de usuario?
TEP: Lo cierto es que no, todos los usuarios nos han transmitido la facilidad a la hora de firmar los documentos. 👌
Firma Electrónica vs Firma Papel
F: Hablabas de que los profesores solo necesitan un link para controlar la asistencia, pero exactamente, ¿cómo es el proceso completo?
TEP: Muy fácil! Creamos una plantilla por cada idioma que impartimos. Durante la clase, a través del chat del aula virtual, los profesores envían a los alumnos el enlace de Firmio. Ellos lo rellenan con su nombre y DNI, y clican en el botón de enviar.
De este modo queda registrada la firma del alumno a la clase correspondiente. Esto nos sirve para hacer seguimiento de asistencia de todos los alumnos y elaborar los informes que solicitan las empresas que están financiando la formación a sus empleados.
Un punto muy positivo es que desde la administración del centro podemos tener acceso a cualquier asistencia en el mismo día en que se ha impartido la clase. Disponemos de la información con un solo click, como se suele decir… jajaja. 💻📱
F: Espero que muy pronto podáis usar también el código QR, ahora tan de moda, para firmar en el aula física. ¿Valorasteis esta flexibilidad a la hora de decidiros por Firmio?
TEP: Sinceramente, no. Cuando decidimos usar Firmio para el control de asistencia estábamos pensando exclusivamente en el aula virtual. Pero ahora que lo conocemos, es muy posible que al volver a la formación presencial lo implantemos también.
F: Desde luego creo que habéis ganado con respecto al método que tuvisteis que implantar al comienzo de la pandemia y al tradicional de «papel y boli». ¿Lo notáis en vuestro día a día?
TEP: Absolutamente! Ahorramos en tiempo, consumo (de papel y tóner) y tenemos menos quebraderos de cabeza. No se traspapela ni un solo registro. 🔝
Además, ya teníamos una carencia cuya solución también era muy rudimentaria: The English Project lleva más de 10 años impartiendo formación telefónica, y en estos casos el registro de asistencia se realizaba por medio de correos electrónicos. Con Firmio se acabaron las cadenas de correos para acreditar la asistencia de los alumnos.
Adaptación a la plataforma online
F: Y en cuanto a la plataforma, ¿os ha costado aprender a usarla?
TEP: No, es muy intuitiva y sencilla. Además, según avanzan los meses incorporáis mejoras, así que está fenomenal.
F: Durante este tiempo, seguro que habéis tenido alguna duda ¿cómo la habéis resuelto?
TEP: Yo soy muy de tú a tú, así que llamada de teléfono a mi consultor asignado y tema solucionado. 😉
Asistencia de alumnos, Protección de datos y mucho más…
F: Así da gusto… Y, actualmente, ¿qué documentos gestionáis a través de la plataforma?
TEP: De momento sólo estamos gestionando la asistencia a las clases.
F: Y, ¿tenéis en mente alguno más para el futuro?
TEP: Sí, el próximo curso todas las firmas de documentación van a ir con firma electrónica: Impreso de matrícula, LOPD y consentimientos, SEPA, etc.
F: Está claro que la firma electrónica ha llegado para quedarse en el centro. Así que aprovecha, y pídenos algo que se nos haya quedado en el tintero, va…
TEP: Nos vendría muy bien una pestaña específica que indicara la fecha de firma de cada documento. Según está diseñado ahora, puedes ver esta y otras fechas pasando el ratón sobre la barra de estado, o entrar en cada documento. Si lo pudiésemos ver de un vistazo nos haría ser incluso más rápidos, como el Speedy González de los registros…
Por cierto, cuando éramos niños y veíamos esos dibujos ya podíamos intuir el significado de Speedy, ¿verdad? Nuestros primeros contactos con el idioma inglés. Hoy los niños lo tienen más fácil, y en The English Project se lo ponemos fácil a los adultos. 😊
F: Desde luego, qué recuerdos! Y, como siempre, gracias por ayudarnos a mejorar y hacer que el producto sea cada vez más vuestro, tarea apuntada.
Bueno Conchi, encantadísimos de tenerte en la comunidad Firmier y de haber compartido este ratito leyendo vuestra experiencia real. Esperamos seguir viéndoos por la plataforma durante mucho tiempo y, como diríais en The English Project “Best of luck”.
TEP: Thank you and Godspeed!
Prueba tú mism@ la firma online
Y como no queremos que te quedes con ganas de experimentar lo que nos ha contado Conchi, escanea nuestros QR de prueba o pincha en nuestros enlaces de demo básico y avanzado.
