Educación presencial, online, mixta… Es probable que la metodología de enseñanza de tu academia haya cambiado drásticamente en los últimos tiempos. ¿Has adaptado también tus procesos de firma?
Si aún no sabes cómo dejar de acumular tanto papel o mantener organizados los partes de asistencia de tus alumnos presenciales y/o virtuales, en este post te contamos nuestro truco.
Con la firma electrónica tu centro de formación puede ahorrar recursos, agilizar la rúbrica de documentos y simplificar su control con independencia de tu nuevo entorno. 📈
Y si te quedas hasta el final, te mostramos como uno de nuestros clientes del sector educativo usa desde hace tiempo Firmio en sus clases online de inglés y francés.
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¿Por qué usar la Firma Electrónica en tu Centro de Formación?
Sin duda, este último año, el sector educativo ha sufrido un vuelco en su actividad diaria.
Algunos centros detuvieron completamente sus clases. Otros se adaptaron rápidamente al modelo virtual gracias a plataformas de videoconferencia como Skype, Zoom o Meet. Y, el resto, hace malabares entre seguir formando a sus alumnos presencialmente y mantener las estrictas medidas sanitarias. 👨🏫💻
A la ya de por si complicada gestión académica se une el hecho de que estos nuevos escenarios dificultan algunas tareas burocráticas como la firma de documentos.
La tan habitual rúbrica física ha dado paso al envío por email, el escaneado, la mezcla de documentos físicos con digitales… Y cada vez son más las normativas que te obligan a recabar firmas de alumnos, profesores, tutores… Así que, probablemente, tu gasto en impresión, archivado y, sobre todo, TU TIEMPO para la gestión de estos documentos haya aumentado.
Pero no te preocupes, hoy vamos a mostrarte cómo la firma electrónica puede ayudar a tu centro de formación a decir adiós al papel.
Y no pienses en métodos complicados como el certificado digital o la instalación de programas. Tanto si enseñas idiomas, como si ayudas a preparar oposiciones o das cursos especializados tenemos una solución sencilla, ágil, flexible e innovadora para ti.
Muchas academias y, negocios con necesidades similares a las tuyas, ya la usan. Y tú, ¿a qué esperas?
Protección de Datos, Control de Asistencia, Actas, Contratos, SEPAs…
Desde los consentimientos para tratar los datos de tus estudiantes, o publicar imágenes en tu web, exigidos por la AEPD, hasta los partes de asistencia solicitados por empresas u organismos como la FUNDAE, son muchos los documentos que seguramente firmes en tu centro de educación a lo largo del curso.
Miles de papeles que se imprimen y archivan sin necesidad. Y nadie mejor que tú sabe lo tedioso que es compartir y mantener organizada toda esta documentación. 😓
Y no te quedes solo en estos 2 casos. Algunas academias ya piden declaraciones responsables COVID19 para acudir al aula, o tienen actas desperdigadas por diferentes carpetas, consentimientos para el adeudo SEPA… ¿No te resultaría más cómodo poder gestionar todas las firmas desde un mismo sitio?
El potencial de la firma electrónica en centros de formación es enorme, como te mostramos en Firmio. Sigue leyendo y te explicamos cómo dejar de malgastar tus recursos.
¿Cómo usar la Firma Electrónica en Educación?
Como ya hemos comentado, los canales de enseñanza se han expandido más allá de la formación física y esto obliga a apostar por herramientas que te permitan adaptarte cómodamente a diferentes situaciones.
¿Por qué optar por una solución diseñada para firmantes remotos si mañana puede que vuelvas a las clases presenciales?
En Firmio hemos pensado mucho en negocios como el tuyo 🤔, y por eso hemos desarrollado una plataforma web que te ayudará a gestionar todos tus documentos en solo 3 pasos:
- Crea tu plantilla -> Olvida tener que subir ningún documento, tipo pdf, cada vez que quieras compartir. Simplemente crea una plantilla como si escribes un email. Añade tu logo, enlaces, contenido multimedia y la información que quieras mostrar y pedir a tu alumno. Si no necesitas cambiar el contenido, no tendrás que volver a repetir este paso nunca más.
- Comparte un único enlace -> Aunque puedes enviar documentos por email para que un cliente firme un presupuesto o solicitar a un empleado la firma de su contrato por Wapp, tus estudiantes requieren algo más ágil. ¿Qué te parece compartir un enlace en tu web o en el chat de la clase virtual? Y si tus alumnos pueden acudir a clase, pídeles que escaneen un simple código QR y automáticamente tendrán su documento listo para firmar en su dispositivo.
- Controla todos tus documentos -> Revisa el estado de todos tus documentos rápidamente. Decide si apruebas la firma de tus estudiantes y descarga el documento firmado o el probatorio si los necesitas.
Ya tienes ganas de probarlo, ¿no? Pues pincha en este enlace o escanea directamente los siguientes QR para firmar nuestros documentos de prueba. Verás lo sencillo que resulta. 👌
Ventajas de la Firma Electrónica en Centros de Enseñanza
Como podrás imaginar, digitalizar tus procesos de firma trae consigo múltiples beneficios. A modo de resumen:
- Ubicuidad -> Mientras antes era necesario estar físicamente en el lugar y momento de la rúbrica, ahora es posible enviar documentos por email, sms, enlace, QR… Fírmalos cuando y donde tú quieras.
Tecnología vs Papel -> Frente al despilfarro de folios y la frecuente búsqueda del boli perdido, la tecnología nos ofrece multitud de dispositivos para plasmar nuestro garabato. Ordenadores, tabletas y nuestro inseparable teléfono móvil son algunos ejemplos.- Evita lo innecesario -> Crear y guardar documentos físicos lleva aparejado el uso de accesorios innecesarios en el mundo digital. Ya no tendrás que preocuparte por tener tinta en la impresora, pedir a tus alumnos que escaneen su firma o elegir dónde colocar un archivador.
- Seguridad y disponibilidad -> ¿Alguna vez has pensado que pasaría si pierdes un documento firmado o si simplemente se desgasta por el paso del tiempo o una humedad? Con una plataforma web como Firmio tendrás todos tus documentos a buen recaudo y siempre disponibles allá donde estés.
- Sostenibilidad -> Se estima que cada kg de papel que consumimos produce una huella de 1,3 kg CO2, siendo necesario 1 árbol adulto para retener 6 kg CO2. Olvídate del papel reciclado y ayuda de verdad a cuidar nuestro medio ambiente.
- Modernidad -> Firmar en un papel es cosa del pasado. Al igual que el aspecto de tu centro o tus empleados habla de ti, todo aquello que tu alumno ve al entrar por tu puerta le ayuda a relacionarte con un negocio profesional y moderno. ¿Por qué no aprovecharlo?
COVID-19 -> Como olvidarlo… Si tus alumnos usan sus propios dispositivos, ambos reducís el riesgo de contagio.
Caso de Éxito – The English Project
Y para concluir, queremos mostrarte la experiencia real de una academia de idiomas con la que seguro compartirás muchas ideas.
Pincha en este enlace y descubre cómo The English Project lleva ya un tiempo gestionando la asistencia de sus alumnos con Firmio.
Y, por supuesto, si te surge alguna duda o quieres contarnos tu caso concreto, pincha en el siguiente botón y estaremos encantados de ayudarte.